Word文档编辑～字体、字号、间距

你好，这里是《毅书毅世界》，我是毅力。今天学习了好友推荐的课程《职场Word进阶指南》，内容很实用，给我很多启发，现在把学习笔记分享给你。

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​Word 文档的第一要素并不是好看、漂亮、有设计感，而是要易于阅读，方便文档管理。 Word 在英文里就是“字”的意思，这也是 Word 自身的特点：它字多，是个阅读性文件。所以，文档是否专业，标准就在于一定要易于阅读，易于信息的传达和理解。

事业单位、党政机关的文档格式规范要按照《党政机关公文格式》( GB /-2012）的要求。今天分享的是普通文档的通用格式规范。

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在 Word 里设置格式，主要就是设置文字格式。所以一定要做到：字体、字号、规则保持统一，行距保持一致。

一、关于字体

选择字体时首先要考虑这份文档

所承载的功能，说白了就是到底是干嘛用的。如果是非正式发文只是用于简单的沟通传阅，建议你用微软雅黑字体， PC 端还是微软雅黑的阅读体验最佳。

如果是偏正式的，比如说企业的正式发文或表单、文案等，建议还是以宋体字为主。特别是当这份文档是需要打印出来使用时，宋体的文档会让人阅读起来更舒适。因为宋体是属于衬线字体，在字的笔画开始、结束的地方有额外的装饰，而且笔画的粗细会有所不同，这种就叫做衬线体。这种字体的识别效率高，尤其是大量阅读的时候，不容易让人产生疲劳感。

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通用的字体的搭配方案：封面标题可以使用华文中宋，一、二级标题使用黑体，三级标题及正文使用宋体或仿宋，图片、表格题注等注释性文字依然使用黑体。一份文档正文所使用的字体最好不要超过3种。

在设置字体格式的时候，最好是中英文字体分开设置。有两种搭配方案：中文用微软雅黑的话，英文就用 ；中文是宋体，那英文就用新罗马字体。

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二、关于字号

字号是让文档有层次感的一个的重要依据。除非是一些行业的特殊要求，必须细分各种级别，比如说法律文书之类的。其他的文档都要求，简单利落。文档一般只要有三个级别的标题和正文就可以了。

一级标题建议三号，二级标题小三，三级标题及正文小四。尤其是给领导呈报文件的时候，字体千万不能小。小四字号在A4纸上的阅读体验相对来说是最好的。如果你的文档稍微复杂一点，有页眉、页码、题注这些标示内容，用五号字就好。

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三、关于间距

页边距用默认的标准格式就行，行距要根据字号设定。一般设置为1.2~1.3倍行距是看起来最舒服的。段间距呢，通常来说不常使用，但如果你追求细致、规范的话，你也可以单独给标题设置段前段后间距。

作者给出了一个建议：如果文档有三级标题的话，仅给标题3设置段前1行，段后0.5行间距。这个段间距加上以后，的确视觉感受会更优化一级。

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【小贴士】有时你的文档用了微软雅黑字体，在调整段落间距的时候会发现：段落间距无法调整。不管是单倍行距还是1.5倍行距，还是2倍行距，效果是一样的，看起来都没有变化。

很多人直接把文字清空格式，然后把之前排版的步骤重新来一遍，特别耽误时间。其实遇到这种情况，你只需要先按< Alt +0+ P >，打开【段落】对话框。取消勾选【如果定义了文档网格，则对齐到网格】word文字间距怎么设置，然后就可以正常调整了。记住，格式不变，去网格线！

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四、文档编辑三个加分项

1、一整块内容编辑完成后，可以敲一个回车中间空一行，这样条理更清晰。

2、如果交给领导审核word文字间距怎么设置，在发电子文档之前，你可以点一下【开始】选项卡的【隐藏编辑标记】word文字间距怎么设置，或者按快捷键＜ Ctrl + +8>，把【显示编辑标记】关掉，这样版面更整洁。

3、如果文档多于3页，建议加个页码；如果大于5页，还可以加一个目录，方便他人阅览，细节之处见真章。

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五、文档编辑减分项

有加分项，自然就有减分项。建议文档里少用斜体、下划线、删除线这些功能，即使用加粗，也要控制数量。要知道，强调的内容太多就失去强调的意义了。

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​六、重要的建议

编号目录一类的，最好自动生成。文档能用自动化排版，就坚决不手打。比如给标题应用标题【样式】，标题编号使用多级列表，目录使用 Word 自动引用。尤其是一些复杂的文档，可以说没人是可以一遍过的，自动化排版在之后的无数遍调整中，会节约你大量的时间。

抓好字体、字号、间距这三个核心方面，再注意刚刚提到的加分减分事项，你的文档就已经超过很多人了，你的合作伙伴能更好更高效舒适地接受你的信息，感受到你的专业度。

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好，就聊到这里。明天继续学习Word文档编辑神技，日拱一卒功不唐捐。《毅书毅世界》明天见。

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